Ritorno in ufficio e smart working due facce della stessa medaglia con al centro l’employee
Non sono le situazioni esterne che determinano il nostro stato d’animo, i nostri pensieri ed il nostro destino, sono le decisioni che prendiamo a riguardo. Il periodo di crisi Covid che stiamo vivendo pone le imprese davanti a delle scelte strategiche che potranno creare nuove incredibili opportunità, scelte non prescindibili dalle nuove tecnologie e che, se opportunamente effettuate, determineranno un vantaggio competitivo difficilmente colmabile dai competitors.
Pensare al futuro, al ritorno in ufficio, leggere le indicazioni degli esperti di finanza, sociologia, educazione ed impresa ci porta a dire con certezza che il “new normal” significa trovare un nuovo equilibrio. Questo nuovo equilibrio non resterà probabilmente stabile ma muterà nel tempo. Le aziende dovranno focalizzarsi nel ridefinire:
- nuovi modelli organizzativi,
- gli spazi fisici e loro sicurezza,
- la direzione in cui indirizzare gli investimenti anche attraendo investitori.
Il futuro delle organizzazioni, al centro di dibattiti politici e sociali, avrà un forte impatto su tutte le organizzazioni più piccole come le famiglie ed in particolare sulle imprese. Queste ultime dovranno essere in grado di adattarsi velocemente ai cambiamenti, rendere il loro modello organizzativo flessibile, essere in grado di prendere decisioni che spesso non potranno che essere frutto della collaborazione interna alla azienda e globale (#modelli organizzativi). Ascoltando le opinioni di amministratori delegati delle grandi multinazionali si evince che Collaborazione e globalizzazione sono strettamente connesse, la globalizzazione non potrà spegnersi, non ci sono aree del mondo che possono essere considerate auto consistenti, dalla materia prima alla produzione del prodotto finito. Di conseguenza la collaborazione lungo la supply chain, la capacità di modificare i propri piani produttivi, identificare nuovi fornitori diventerà sempre più imprescindibile; far questo velocemente senza l’ausilio di soluzioni tecnologiche dedicate risulterà quasi impossibile ( per approfondire https://www.sap.com/italy/products/supply-chain-management/supply-chain-planning.html)
Come aiutare le organizzazioni e i singoli responsabili nel prendere decisioni è la grande domanda. Quali quindi potrebbero essere le leve di cui le aziende dovrebbero dotarsi?
“LE DECISIONI GIUSTE VENGONO DALL’ESPERIENZA. L’ESPERIENZA VIENE DALLE DECISIONI SBAGLIATE.” (A. BLOCH) . L’esperienza quindi è sufficiente? La crisi COVID ci ha insegnato che l’esperienza da sola non è sufficiente. I matematici affrontano i problemi complessi, con tante variabili e di valore mutevole, non solo con l’esperienza ma facendo e facendosi domande. A chi le aziende dovrebbero porre dei quesiti? Certamente ai propri collaboratori, interni ed esterni ai propri clienti (#feedback) e sempre più ai loro dati.
I dati sono la materia prima di questa era e di quella futura, cosi come lo è stato il ferro nell’ era industriale e la terra nell’ era agricola. (Alec Ross ( autore…). È quindi evidente come il possesso dei dati e la loro tutela e sicurezza possano determinare la sopravvivenza delle imprese moderne. Attraverso i dati si posso trovare risposte, fare simulazioni ed utilizzando tecnologie quali AI e ML è possibile supportare efficacemente la presa di decisioni complesse. ( per approfondire https://www.sap.com/italy/products/intelligent-technologies/artificial-intelligence.html). Approccio applicabile alla pianificazione finanziaria, produttiva ed anche alla gestione del personale ( per approfondire Si arriverà in futuro ad una completa automazione dei processi e delle scelte? Come spesso accade nella realtà ci saranno evoluzioni con diverse velocità a seconda delle aree di business, di sicuro l’automazione ed il ricambio tecnologico, la digitalizzazione portano e porteranno sempre piu nuove opportunità per le aziende ed ad un miglioramento della vita dell’ uomo. È necessario usare bene la tecnologia e non averne timore, spesso nato dalla non conoscenza, adottando regole che tutelino la privacy e che diano valore alla collettività come nel caso del contact tracing. ( Approfondiremo il tema nella prossima puntata!)
Basandoci sulla storia e quindi sull’ esperienza, ad esempio dove macchinari come il telaio meccanico introdotti durante la rivoluzione industriale sono stati talvolta considerati una minaccia dai lavoratori, viene oggi ribadito ed enfatizzato da più voci il ruolo della strategico della formazione.
La formazione, la riqualificazione della forza lavoro, permette di crescere nella capacità di adattamento dando alle aziende flessibilità di riallocare le proprie risorse velocemente valorizzandone aspirazioni e competenze. Per far questo serve anche una mappa degli skill.
Definire il dipendente come una risorsa significa tutelarla e farla crescere per far si che contribuisca a creare valore al meglio dalle singole capacità realizzando quindi un circolo virtuoso di collaborazione. Questo è uno dei fondamentali compiti del management moderno.
Gli stili di management, le tipologie di skill sono diversi e frutto delle epoche.Negli anni 70 il dipendente era colui che doveva svolgere un ruolo spesso senza valore aggiunto: questa figura è stata anche estremizzata dalla comicità di Fantozzi, assunto come spugna per francobolli.
Al di la degli aspetti apparentemente comici nelle organizzazioni, si evidenzia una struttura organizzativa fortemente gerarchica. Il lavoro da casa sarebbe stato impensabile, in quel contesto, non solo per la mancanza di digitalizzazione ma per un modello organizzativo inapplicabile alla remotizzaizone stessa delle attività.
Successivamente veniva premiato l’individualismo: il dipendente come supereroe solo contro tutti.
È possibile realizzare stampe (vedi immagine ) del dipendente supereroe sponsorizzate come “regalo super apprezzato dai dipendenti”.
Chi in cuor suo non si vuole sentire super eroe? Evolvendo abbiamo però compreso che è più gratificante far parte di un team. Il solo contro tutti non è più applicabile nel contesto lavorativo di un azienda moderna, Fantozzi e il super eroe estremizzazioni che ci fanno sorridere come parte del nostro percorso ormai del tutto superato. Oggi parliamo di aziende che non possono più prescindere dalla collaborazione, la fiducia e il lavoro per obiettivo pena la sopravvivenza, questo è quanto la crisi covid ha portato alla luce. Come in un intervista Luca De Michelis patron della casa editrice Marsilio evidenzia, esercitare la leadership a distanza non è semplice: si può avere la sensazione di non gestire il processo che ha parametri di verifica non immaginati per il lavoro a distanza là dove il controllo dei processi e quello delle persone coincidono. I post Covid ci offre quindi possibilità enorme di ripensare a organizzazioni non piu gerarchiche ma fatta di relazioni. Il lavoro remoto e lo smart working pongono ai manager la ricerca di nuovi modi per gestire e supportare efficacemente i propri dipendenti.
ll lavoro da casa e lo smart working sono la stessa cosa? No, la risposta è chiara. Ciò non vuole dire che il lavoro da casa sia meno importante e non porti con sé dei benefici. Incidono entrambi positivamente nel calcolo dei costi di struttura ed anche nel bilancio della sostenibilità in particolare in relazione ai trasporti. Il lavoro da casa diventa smart working quando è possibile lavorare in modo agile, dando quindi maggiori possibilità di coniugare i bisogni dei singoli con le necessità aziendali. Richiede però un ripensamento dei ruoli e delle responsabilità: diventa necessario ridefinire i tempi e gli obiettivi dei propri dipendenti richiedendo un aumento della fiducia reciproca e di collaborazione tra i team ed i singoli.
Ripensare al modello organizzativo ed al suo governo richiede di dotarsi di strumenti che vanno al di là della digitalizzazione dei processi (che resta fondamentale) che aiutino i manager e l’azienda nel suo insieme a collaborare e a confrontarsi: parliamo di strumenti di continous feedback ( per approfondire https://www.sap.com/italy/products/human-resources-hcm/employee-experience-management.html) La relazione tra manager e dipendenti comincia a prendere forma in una “relazione personalizzata” nei tempi e nei modi, aiutando le crescita della creatività dei singoli. Grazie alla tecnologia è possibile lavorare in team e collaborare facilmente in un mondo davvero globale che va evidentemente oltre i confini fisici.
La digitalizzazione, la capacità di lavorare per obiettivi ed il lavoro a distanza danno quindi la reale possibilità di attrarre nuovi talenti senza che questi debbano muoversi da casa. Faciliteranno inoltre la crescita delle imprese in termini di skill e di conseguenza la capacità di cogliere le opportunità che i rapidi mutamenti esogeni portano con sé. Attenzione però che i talenti non vanno solo attratti ma anche mantenuti in azienda, sarà quindi sempre più importante la gestione dei talenti ( per approfondire https://www.sap.com/italy/products/human-resources-hcm/talent-management.html) In ambito gestione delle risorse, diversi analisti hanno inoltre messo in evidenza il tema della sicurezza come uno dei fattori sui quali è necessario focalizzarsi, non solo per le stringenti normative ma anche perché il dipendente che si sente sicuro nel luogo di lavoro saprà essere più produttivo. Gli spazi potranno essere vissuti diversamente: l’idea che sia necessario recarsi in ufficio come luogo di collaborazione potrà essere in parte superata dalla tecnologia riducendo così la necessità di spostamenti, la dimensione degli uffici e quindi riducendo anche in modo rilevante i costi. Definire il nuovo layout della fisicità degli edifici non è banale, vanno infatti tenuti in considerazione tanti nuovi fattori tra cui la possibile necessità del distanziamento sociale. Si dovrà inoltre valutare anche l’uso reale degli spazi che richiede un continuo monitoraggio dell’utilizzo. Anche in questo caso la tecnologia ci viene in aiuto con soluzioni semplici alla portata di tutti. ( tema sviluppato prossima puntata)
Quanto evidenziato porta a dire che l’employee è centrale per la crescita e la resilienza delle aziende di oggi. Come poter usare le nuove tecnologie, in particolare AI e ML, a supporto dei manager nella gestione delle risorse umane? Uno degli aspetti rilevanti come già sottolineato è la capacità di ricollocazione delle proprie risorse e la ricerca di personale dovuta alle repentine mutate esigenze che abbiamo imparato a conoscere in questo periodo
Due diversi esempi di vita aziendale:
- le aziende retail no food, si sono trovate a dover affrontare richieste di personale per supportare attività legate alle vendite ecommerce e contemporaneamente un quasi nullo utilizzo di personale nel supporto degli store, chiusi per la pandemia. Come capire chi può essere riallocato e dove agilmente?
- Simile situazione per aziende con siti produttivi , nelle aree definite zone rosse lavoro fermo, ordini che devono essere prodotti ed evasi da altre zone.
La velocità di reazione ed adattamento in queste situazioni è fondamentale, pena la perdita di fatturato. Oggi la tecnologia può venire in soccorso e può farlo in modo semplice quanto efficace.
Riassumendo Quale che sia il nostro futuro sarà una sfida ricca di opportunità e passa attraverso la gestione del personale. Ogni cambiamento comporta impegno e fatica ma possiamo farci aiutare dalle tecnologie.
Dopo aver affrontato le leve delle aziende per trovare nuovi equilibri, nell’ultima puntata ci concentreremo su quale impatto queste potranno avere sul P&L. Il nuovo modo di lavorare, considerando principali costi risparmi e benefici, ci consenta di attuare un circolo virtuoso abbracciando un modello più sostenibile e che ci faccia attrarre nuovi clienti ed investitori.