Il change management in un nuovo concetto di lavoro agile

Il percorso di change management della PA parte anche da un nuovo concetto di lavoro agile alternato al lavoro tradizionale. 
E’ necessario raccogliere i  feedback ed introdurre una comunicazione bidirezionale per creare un maggiore dialogo tra dipendenti ed Amministrazioni in una fase che viene definita «next normal».
Gestire con successo il cambiamento interno, significa anche ascoltare e dare valore alla esperienza del dipendente in un’ottica di continuo miglioramento.

Leggevo un articolo sul quotidiano dove si sta valutando l’opportunità di introdurre nelle varie organizzazioni la “figura del Chief smart working officer, con un approccio non solo contabile alle esigenze delle persone”, e da qui ho iniziato a pensare a quanto importante sia il fatto di mettere al centro il dipendente, ma soprattutto l’importanza che ricopre il ruolo della comunicazione verso i dipendenti in un processo di forte cambiamento.
Negli ultimi mesi abbiamo assistito (e partecipato attivamente) ad un rapido cambiamento nel modo di lavorare, nel giro di pochi giorni le Aziende, le Pubbliche Amministrazioni e le Scuole  hanno avuto la capacità di gestire nuove modalità di lavoro per i propri dipendenti: lo smart working, il lavoro agile, il lavoro da remoto, la didattica a distanza, …. tutto questo per tantissime figure professionali.
Alcune realtà erano già strutturate e preparate, altre hanno reagito prontamente organizzandosi di fronte alla situazione di emergenza al fine di dare continuità operativa.
A distanza di qualche mese dell’emergenza, oggi ci troviamo nella fase dell’adattamento, in molti si stanno chiedendo: continueremo lo smart working? oppure rientreremo in ufficio? il rientro sarà limitato?

In altri termini stiamo assistendo ad un passaggio verso quella che sarà – come molti la definiscono – la nuova normalità. Ma anche in questo caso sarà necessario supportare al meglio le Amministrazioni, le Scuole e le Aziende nelle comunicazioni verso i dipendenti, in modo da mettere al primo posto la salute ed il benessere degli stessi, comprendere ed anticipare qualsiasi incertezza e criticità  dovessero incontrare. Riuscire a bilanciare il lavoro in presenza e a distanza in funzione degli obiettivi operativi dell’organizzazione e nello stesso tempo le esigenze dei dipendenti.

Sicuramente i temi normativi hanno la loro importanza e rilevanza, ma non sono da meno quelli più legati al cambiamento e all’organizzazione, al fine di raggiungere quello che è stato definito “un “gioco” a somma positiva tra azienda/Amministrazione e lavoratore, uno scambio tra autonomia e responsabilità sul risultato,  ………una grande innovazione di flessibilità e modernità” al fine di  vincere la sfida.

Pensiamo a come cambierebbe il paradigma se le Amministrazioni fossero in grado di interagire con i dipendenti in tempo reale, con un approccio omni-canale e soprattutto bidirezionale.
E pensiamo anche a  come poter strutturare un processo di change management con il patrimonio di dati raccolti anche dai feedback dei dipendenti, analizzando e mettendo in campo azioni sulla base di dati esperienziali e di dati operazionali.

Introdurre dei sondaggi per avere una visione riguardo al sentiment dei dipendenti nella fase della “nuova normalità” aiuta a mettere in atto in tempi rapidi le possibili azioni correttive, piuttosto che intervenire con delle comunicazioni maggiormente mirate.  Quindi ad esempio:

• aiutare le organizzazioni a comprendere le esigenze e il benessere dei dipendenti mentre si adattano alla nuova normalità,
• migliorarne alcuni aspetti al fine di mantenere la continuità’ operativa, assicurare la produttività, migliorare il benessere aziendale.

Chiedere ai dipendenti di fornire feedback su alcune aree chiave riguardanti l’esperienza di lavoro mista tra smart working/lavoro agile e presenza in ufficio, al fine di monitorare:

• cosa possono fare le organizzazioni per sostenere il benessere dei dipendenti e mitigare eventuali criticità
• capire se sono state chiaramente comunicate policy interne, buone pratiche di salute e sicurezza o altri cambiamenti che incidono direttamente sulla forza lavoro
• in che modo i dipendenti sono in grado di collaborare con colleghi, manager e altri team quando l’interazione faccia a faccia è meno disponibile?
• se i dipendenti hanno accesso alla tecnologia, agli strumenti e ai servizi di supporto interno adeguati per svolgere i loro ruoli – specialmente in ambienti di lavoro remoti  
• le esigenze dei dipendenti:
  • quali impatti ha il nuovo modo di lavorare sulla capacità dei dipendenti di servire i propri clienti
  • eventuali punti di attenzione sul “work life balance”
  • percezione di sicurezza del singolo

Tutto questo oggi è possibile farlo in tempi rapidissimi con l’adozione di tecnologia in cloud, che abilita e supporta tutto il processo dall’inizio alla fine, dalla creazione del pulse, la creazione del form, la sua distribuzione e l’accesso del dipendente (multicanale), la raccolta delle risposte anche in forma anonima, l’analisi dei dati ed l’attivazione delle azioni correttive.   

Per affrontare al meglio questa tematica, SAP propone l’adozione della soluzione di “experience management” Qualtrics, in particolare con lo scenario preconfigurato “Back to work”.Qualtrics è  la prima soluzione cloud di experience management qualificata e presente sul marketplace Agid.

Il questionario può essere reso disponibile per il dipendente su qualsiasi device, può essere richiamato da un link via mail, piuttosto che da un QR code. I dipendenti possono essere intercettati anche attraverso le eventuali ricerche di informazioni e/o richieste di servizi che dovessero fare sul portale dell’Amministrazione.

perchè non provare?
qui il link per accedere

Nel prossimo post approfondiremo i benefici di come l'”experience management” può essere applicata al rapporto tra le Amministrazioni ed i cittadini.