Pianificazione collaborativa delle risorse all’interno dell’organizzazione

Le prime teorie che riguardano la pianificazione collaborativa sono state sviluppate negli anni 90 dove è iniziata ad emergere l’importanza della tecnologia per supportare decisioni di gruppo. Arrivati ai giorni nostri possiamo dire finalmente che le aziende sono pronte a recepire questo cambio di paradigma!

La pianificazione collaborativa fonda le sue origini nell’ottimizzazione e nell’efficientamento del processo. Questo infatti può essere svolto anche da una sola figura all’interno dell’organizzazione, ma con sforzi ben più grandi e, con ogni probabilità, la stessa persona non riuscirebbe ad ottenere lo stesso risultato qualitativo che se lo stesso processo fosse svolto per una quota parte da n figure differenti all’interno dell’organizzazione.

La pianificazione collaborativa consente alle organizzazioni di migliorare l’accuratezza delle loro pianificazioni, perché i raffinamenti degli stessi piani avvengono a intervalli più corti che nella pianificazione classica. Questo permette anche di adattarsi meglio ai cambiamenti di mercato e tarare meglio la propria pianificazione. Inoltre la pianificazione collaborativa può essere applicata a tutti i tipi di pianificazione all’interno dell’organizzazione aziendale come per esempio a quella dipartimentale HR, degli Acquisti, Finanziaria o a livello Corporate, piuttosto che a quella temporale di lungo periodo (forecast) o di breve (budget).

Andiamo a vedere meglio cosa intendiamo per processo collaborativo.

Pianificazione collaborativa Bottom up e top down

Nella pianificazione collaborativa il pianificatore centrale è responsabile della creazione del piano, dell’inserimento dei vincoli e della distribuzione delle sezioni da pianificare ai business owner.

Questi saranno a loro volta responsabili di inserire i loro input e restituire la pianificazione per il suo consolidamento.

E’ possibile inserire delle successive fasi di raffinamento, in cui il processo si avvicenda tra i responsabili delle unità di business e il pianificatore centrale.

Una volta consolidato il piano o le varie versioni rappresentanti scenari differenti del piano queste possono essere sottomesse al management al fine di decidere su quale scenario andare ad impegnarsi.

Questo tipo di processo ha il vantaggio di spostare l’attenzione sulla valutazione della bontà dei numeri del piano e focalizzarsi alle cose che servono all’organizzazione per raggiungere gli obiettivi.

Stato attuale della pianificazione nelle società

Attualmente molte imprese non si sono ancora dotate, o per lo meno non lo hanno fatto in tutte le aree aziendali, di strumenti di pianificazione strutturati.

Nella pianificazione vengono spesso utilizzati i fogli di calcolo elettronici che rappresentano uno strumento quantomeno inadeguato a questo tipo di esigenza.

Mi spiego meglio: nella pianificazione vanno combinate vari tipi di informazioni che per loro natura dovrebbero essere gestite in un cubo multidimensionale, mentre le informazioni gestite all’interno di un foglio di calcolo sono bidimensionali.

Non fraintendetemi, capisco benissimo che le modalità di gestione di un foglio di calcolo sono molto ampie, e che tra chi mi legge ci sarà sicuramente chi porta le potenzialità di questi strumenti al suo massimo, ma risulta comunque più semplice organizzare preventivamente tutti i dati in uno strumento multidimensionale.

Ora veniamo all’annoso problema del perché questi tipi di transizioni sono spesso e volentieri più lunghe di quanto ci si aspetterebbe.

Le organizzazioni sono fatte di persone e le persone di abitudini. Dove voglio arrivare? Chi usa i fogli di calcolo vuole continuare ad usare i fogli di calcolo.

A questo punto ci troveremmo in una classica situazione di stallo … o forse no? Avendo previsto questo comportamento abbiamo deciso di mettere a disposizione degli utenti uno strumento multidimensionale che può essere utilizzato sia attraverso browser internet che attraverso i fogli di calcolo installandovi un add-on dedicato. Geniale no?!

Soluzione collaborativa

Per consentire una pianificazione collaborativa efficace all’interno delle organizzazioni la SAP mette a disposizione una soluzione chiamata SAP Analytics Cloud che concilia tre anime differenti:

• Pianificazione
• Analytics
• Predictive e AI

All’interno della soluzione è facile costruire processi collaborativi molto dinamici che permettono al pianificatore centrale di consolidare gli input e le pianificazioni di varie tipologie ed aree aziendali. Per esempio una delle soluzioni di collaborazione native nella piattaforma sono la creazione di processi o di semplici task che prevedono schede di lavoro e figure di tipo differente che operano sullo stesso piano. Vediamo infatti come il processo può essere composto da più compiti singoli e che a questi possono essere assegnati dei responsabili, degli assegnatati, delle persone con cui è semplicemente condivisa l’operatività o dei revisori. Così facendo in modo molto semplice si è già strutturato un processo agile nella pianificazione in cui più soggetti possono collaborare.

La soluzione prevede anche un altro strumento di collaborazione più puntuale che prevede l’attivazione di un contributo esterno direttamente dal foglio di lavoro all’interno della soluzione. Infatti creando una versione privata che viene assegnata ad un collaboratore il pianificatore può chiedere l’inserimento dei valori di pianificazione.

Quindi per riassumere, i tre principali benefici che derivano dall’adozione di una pianificazione collaborativa strutturata attraverso SAP Analytics Cloud sono:

• La gestione di tutte le informazioni di pianificazione in un modello strutturato e multidimensionale;
• La possibilità di gestire il processo di pianificazione attraverso strumenti di collaborazione agili e snelli, che aumentano l’accuratezza della pianificazione grazie al contributo dei business owner;
• La possibilità di combinare strumenti di analytics, predictive e planning in un unico strumento, al fine di avvantaggiarsi di tutti gli strumenti di intelligenza artificiale che possono aiutare la pianificazione e di Analytics per rappresentarla a coloro che devono poi validarla.

Moltissime aziende si stanno dotando con soddisfazione di questa soluzione che semplifica e rende più strutturati i loro processi di pianificazione.

Vi aspetto al prossimo appuntamento per parlare più approfonditamente di come i sistemi IT possono supportare la pianificazione predittiva.